3 bước để giảm thiểu rủi ro công nghệ cho một cửa hàng thương mại điện tử

Mỗi doanh nghiệp đều có rủi ro. Một phần của những yếu tố tạo nên một doanh nghiệp thành công là làm thế nào nó loại bỏ hoặc giảm tối đa những rủi ro trong khi vẫn phục vụ khách hàng thuận lợi.

Phần cứng và phần mềm hỗ trợ cho cửa hàng thương mại điện tử của bạn ẩn chứa những rủi ro. Tôi sẽ gọi chúng là những rủi ro công nghệ.

Một số rủi ro công nghệ là lành tính và không đe dọa công ty. Điều này có thể là ví dụ cho nguy cơ phần mềm chạy chức năng tìm kiếm mã zip của bạn và bộ phận vận chuyển của bạn phải sử dụng Google Maps để tìm mã zip theo cách thủ công. Nó gây phiền nhiễu và ảnh hưởng đến năng suất. Nhưng nó tương đối nhỏ.

Các rủi ro khác có thể có tác động khá lớn đến hoạt động kinh doanh. Nói rằng phần mềm tích hợp cơ sở dữ liệu nhà cung cấp với các sự cố phổ biến nhất của sản phẩm của bạn để giá giảm từ $ 199 đến $ 1,99, gây ra một loạt các đơn đặt hàng. Điều đó có thể gây ra những khó khăn về tài chính nghiêm trọng.

Trong bài này, tôi sẽ mô tả quá trình xác định và giảm thiểu rủi ro công nghệ liên quan đến kinh doanh thương mại điện tử của bạn.

Bước 1: Xác định rủi ro

Thứ nhất, xác định những rủi ro. Đây là một bài tập vui vẻ và cần động não về những gì có thể gây ra thất bại. Đây cũng là cơ hội để đưa ra những mối quan ngại hoặc những vấn đề từ khách hàng và nhân viên.

Lập danh sách những thứ có thể sai hoặc lỗi với cửa hàng của bạn có thể dễ dàng nhìn thấy. Bạn có thể xác định được nhiều rủi ro, không kể các sự kiện vĩ mô bên ngoài, chẳng hạn như thiên tai, cải tổ chính phủ, và sự gián đoạn đối với nền kinh tế.

Tích hợp giữa các nền tảng là các khu vực rủi ro nổi bật đối với nhiều thương gia. Đây có thể là nơi mà cửa hàng của bạn đồng bộ với phần mềm kế toán hoặc vận chuyển của bạn hoặc nơi nó liên lạc với nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp hoặc thậm chí báo cáo các nhân viên của bạn in và đọc.

Bước 2: Đánh giá rủi ro

Tiếp theo, đánh giá rủi ro và tập trung vào những vấn đề bạn có thể khắc phục. Đánh giá chúng dựa trên các tiêu chuẩn, tiêu chuẩn nhất quán, như:

Khả năng xảy ra rủi ro

Ai hoặc những gì sẽ bị ảnh hưởng

Nó có ảnh hưởng đến nhân viên, một nhà cung cấp duy nhất, hoặc mỗi khách hàng?

Thiệt hại sẽ là bao nhiêu

Thử định lượng thiệt hại, chẳng hạn như ước tính chi phí tài chính. Nhưng đôi khi bạn sẽ phải đánh giá nó bằng tác động tương đối, từ ít bị hư hỏng cho đến việc ngừng kinh doanh.

Nhân viên có thể khắc phục sự cố hay không

Trong bốn tiêu chí trên, tiêu chí cuối cùng được cho là quan trọng nhất.

Nếu nhóm tập hợp không có thẩm quyền, chuyên môn quản lý hoặc kỹ năng để loại bỏ một rủi ro, thì không có ý nghĩa gì để dành thời gian cho nó. Báo cáo nguy cơ cho ai đó có thể khắc phục được. Nhưng đừng dành nhiều thời gian và sức lực để cố gắng thay đổi điều gì đó mà bạn không thể kiểm soát.

Các đội kỹ thuật thường mắc kẹt trong vấn đề này. Họ rất quan tâm đến khắc phục một vấn đề, nhưng họ không có khả năng. Đôi khi chúng bị cản trở do thiếu nguồn lực. Hay những thứ khác đó là môi trường pháp lý. Thảo luận về nó không chỉ là một sự lãng phí thời gian mà còn có thể làm cho nhóm nghiên cứu bỏ qua một nguy cơ mà họ có thể khắc phục.

Việc áp dụng một mô hình đơn giản để đánh giá rủi ro có thể hữu ích. Đây có thể là một hệ thống xếp hạng, ví dụ, từ 1 đến 5, với 5 gây ra thiệt hại nhiều nhất nếu rủi ro xảy ra. Đó là một thuật ngữ đơn giản để giúp đưa ra các quyết định, đạt được độ chính xác để dễ hiểu.

Bước 3: Giải pháp Brainstorm

Một khi bạn đã giải quyết những rủi ro cần tập trung, đây là thời gian để suy nghĩ làm thế nào để sửa chữa, ngăn chặn, hoặc giảm tác động của chúng. Tùy thuộc vào rủi ro, nó có thể liên quan đến thay đổi phần mềm, thay đổi kinh doanh, thay đổi quy trình, hoặc kết hợp tất cả.

Tôi thích cố gắng để ngăn ngừa nguy cơ xảy ra ở mức thấp và sau đó thêm một kiểm tra thứ hai cấp cao hơn để báo cáo về nó nếu công tác phòng ngừa đã không hiệu quả. Ví dụ: nếu có nguy cơ đặt hàng được đặt với số tiền âm vì mã số phiếu giảm giá, tôi sẽ giải quyết nó ở hai nơi. Thứ nhất, tôi sẽ sử dụng mã để ngăn chặn bất kỳ đơn đặt hàng với một số tiền tiêu cực từ kiểm tra. Thứ hai, tôi sẽ thêm một báo cáo hàng ngày tự động để nói với người quản lý nếu một đơn đặt hàng với một số tiền âm thì bỏ qua.

Khi suy nghĩ về giải pháp, hãy cố gắng xác định ngân sách của bạn, để xác định các lựa chọn thực tế. Xem xét lượng thiệt hại có thể xảy ra và xác suất xảy ra, và so sánh nó với chi phí giải pháp. Điều đó có thể ngăn cản việc chi tiêu lãng phí, ví dụ, 100.000 đô la để giảm thiểu nguy cơ có 1% cơ hội xảy ra còn nếu không sẽ chỉ gây thiệt hại 1.000 đô la.

Một khi bạn quyết định một giải pháp để giảm thiểu rủi ro hoặc sửa chữa sự xuất hiện của nó, hãy ghi lại nó và truyền đạt nó cho bất kỳ ai cần biết. Giải thích lý do đằng sau quyết định và tác động tiềm ẩn đối với hoạt động kinh doanh có thể hữu ích để có được các nguồn lực cần thiết.

Ví dụ: nếu một trong những nhà phát triển của bạn nói với bạn rằng dữ liệu của chủ thẻ có nguy cơ cao với khả năng bị rò rỉ cao, bạn có thể cho anh ta bất cứ thứ gì cần thiết để sửa nó ngay khi có thể.

Giảm thiểu rủi ro

Cửa hàng của bạn chắc chắn sẽ luôn có rủi ro về công nghệ. Điều này sẽ tăng lên khi các nhà cung cấp phần mềm hấp thụ nhiều chức năng hơn.

Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thực hiện các bước để ngăn ngừa và bảo vệ. Xác định các rủi ro mà bạn có thể kiểm soát, đánh giá khả năng xảy ra của chúng và thực hiện các cách để giảm thiểu tác động của chúng.

Xem thêm:

>> 6 lỗi dùng màu sắc mà các nhà thiết kế web thường sử dụng sai

>> Cách tạo một cấu trúc website có lợi cho SEO